หน้าที่ทางภาษีของนิติบุคคลไม่ได้มาปีละครั้ง แต่กระจายอยู่ตลอดทั้งปี บางแบบยื่นทุกเดือน บางแบบยื่นปีละครั้ง และบางแบบยื่นเฉพาะเมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้น การเข้าใจภาพรวมทั้งหมดตั้งแต่ต้นจะช่วยให้วางแผนกระแสเงินสดและเตรียมเอกสารได้ทัน
เพื่อให้เห็นภาพชัด เราแบ่งออกเป็นสามกลุ่มตามความถี่ คือกลุ่มรายเดือน กลุ่มกลางปี และกลุ่มประจำปี
แบบที่ต้องยื่นทุกเดือน
กลุ่มนี้คืองานที่วนมาทุกเดือนไม่ว่ากิจการจะมีรายได้หรือไม่ ตราบใดที่ยังมีการจ่ายเงิน มีพนักงาน หรือจดภาษีมูลค่าเพิ่มไว้
ภ.ง.ด.1 — ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือน
เมื่อบริษัทจ่ายเงินเดือนหรือค่าจ้างให้พนักงาน ต้องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามฐานเงินได้ของแต่ละคน แล้วนำส่งกรมสรรพากรในเดือนถัดไป แม้เดือนนั้นคำนวณแล้วไม่มีภาษีต้องหักเลย ก็ยังต้องยื่นแบบเปล่าเพื่อรักษาความต่อเนื่องของการยื่น
ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 — ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากคู่ค้า
เมื่อบริษัทจ่ายค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือค่าโฆษณา ให้ผู้รับที่เป็นบุคคลธรรมดา จะใช้ ภ.ง.ด.3 ส่วนถ้าผู้รับเป็นนิติบุคคลจะใช้ ภ.ง.ด.53 อัตราที่หักขึ้นกับประเภทของเงินได้ และต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ให้คู่ค้าทุกครั้ง
จุดที่พลาดบ่อยที่สุดคือลืมหักภาษีตอนจ่ายเงิน พอรู้ตัวทีหลังก็เรียกคืนจากคู่ค้าไม่ได้แล้ว สุดท้ายบริษัทต้องออกภาษีส่วนนั้นเอง ซึ่งกลายเป็นรายจ่ายที่หักภาษีไม่ได้อีกต่อหนึ่ง
ภ.พ.30 — ภาษีมูลค่าเพิ่ม
เฉพาะกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ต้องสรุปภาษีขายหักภาษีซื้อของแต่ละเดือน แล้วยื่นแบบพร้อมชำระส่วนต่าง หากภาษีซื้อมากกว่าภาษีขายจะเกิดเครดิตภาษียกไปเดือนถัดไปหรือขอคืนได้ กิจการที่จด VAT แล้วต้องยื่นทุกเดือนแม้ไม่มียอดขายเลย
เงินสมทบประกันสังคม
กิจการที่มีลูกจ้างต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและนำส่งเงินสมทบทั้งส่วนของนายจ้างและลูกจ้างทุกเดือน พร้อมแจ้งพนักงานเข้าออกให้ตรงกับความเป็นจริง เพราะข้อมูลนี้กระทบสิทธิของพนักงานโดยตรง
แบบที่ยื่นกลางปี
ภ.ง.ด.51 — ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งรอบบัญชี
เมื่อผ่านครึ่งรอบบัญชี บริษัทต้องประมาณการกำไรสุทธิทั้งปีแล้วชำระภาษีล่วงหน้าครึ่งหนึ่ง ประเด็นสำคัญคือการประมาณการต้องสมเหตุสมผล ถ้าประมาณการต่ำกว่ากำไรจริงเกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด จะมีเงินเพิ่มจากส่วนที่ขาดไป
ในทางปฏิบัติ นี่คือเหตุผลที่การทำบัญชีให้เป็นปัจจุบันทุกเดือนสำคัญมาก เพราะถ้าตัวเลขครึ่งปีแรกยังไม่นิ่ง การประมาณการทั้งปีก็จะคลาดเคลื่อนตามไปด้วย
งานประจำปีหลังปิดรอบบัญชี
หลังสิ้นรอบบัญชี งานจะไหลต่อกันเป็นลำดับ และแต่ละขั้นต้องรอขั้นก่อนหน้าเสร็จ จึงเป็นช่วงที่กดดันที่สุดถ้าเริ่มช้า
- ปิดบัญชีและจัดทำงบการเงิน — สรุปรายการทั้งปี ปรับปรุงรายการค้างรับค้างจ่าย คำนวณค่าเสื่อมราคา และจัดทำงบพร้อมหมายเหตุประกอบ
- ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและลงลายมือชื่อ — งบการเงินของบริษัทจำกัดต้องผ่านการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชี
รับอนุญาตก่อนนำไปใช้ - ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบการเงิน — ต้องจัดประชุมสามัญประจำปีเพื่ออนุมัติงบ และจัดทำรายงานการประชุมเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนา
ธุรกิจการค้า — พร้อมแบบนำส่งงบการเงิน (ส.บช.3) และบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น - ยื่น ภ.ง.ด.50 — แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี พร้อมชำระภาษีส่วนที่เหลือหลังหักภาษีที่จ่ายไว้แล้ว
ลำดับนี้อธิบายว่าทำไมสำนักงานบัญชีถึงเร่งขอเอกสารตั้งแต่ต้นปี
เพราะถ้างบยังปิดไม่เสร็จ ผู้สอบบัญชีก็เริ่มงานไม่ได้ และเมื่อผู้สอบบัญชียังไม่ลงลายมือชื่อ
ก็ยื่นงบและยื่นภาษี
ยื่นช้าแล้วเกิดอะไรขึ้น
ผลของการยื่นล่าช้ามีสามชั้นซ้อนกัน และมักแพงกว่าค่าบริการ
- ค่าปรับอาญา — จากการยื่นแบบเกินกำหนด คิดตามประเภทของแบบและระยะเวลาที่ล่าช้า
- เงินเพิ่ม — คิดจากยอดภาษีที่ต้องชำระตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ยิ่งช้ายิ่งสะสม
- ความรับผิดของกรรมการ — กรณีไม่ยื่นงบการเงิน กรรมการอาจถูกดำเนินคดีเป็นการส่วนตัวควบคู่กับบริษัท
สิ่งที่หลายกิจการมองข้ามคือผลกระทบระยะยาว ประวัติการยื่นล่าช้าสะสมทำให้ถูกจับตามากขึ้น และงบที่ค้างหลายปีจะทำให้ธนาคารปฏิเสธสินเชื่อทันทีเพราะไม่มีงบล่าสุดให้พิจารณา
วิธีจัดการไม่ให้พลาดกำหนด
จากประสบการณ์ทำงานกับกิจการขนาดเล็ก ปัญหาการยื่นล่าช้าเกือบทั้งหมดไม่ได้เกิดจากไม่มีเงินจ่ายภาษี แต่เกิดจากเอกสารมาไม่ทัน สี่ข้อนี้ช่วยได้จริง
- กำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือน — เลือกวันเดียวกันของทุกเดือน เช่น วันที่ 5 แล้วยึดให้เป็นกิจวัตร
- แยกบัญชีธนาคารของบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัว — ลดเวลาไล่ตรวจรายการและลดข้อสังเกตตอนตรวจสอบบัญชี
- ถ่ายรูปใบเสร็จทันทีที่ได้รับ — เก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันทั้งเดือน ดีกว่ามารื้อหาตอนสิ้นเดือน
- กันเงินภาษีไว้ทุกเดือน — โดยเฉพาะกิจการที่จด VAT เพราะภาษีขายที่เก็บมาไม่ใช่
รายได้ของกิจการ
ถ้าตอนนี้ยังไม่แน่ใจว่ากิจการของคุณยื่นครบหรือยัง หรือมีแบบไหนค้างอยู่บ้าง ส่งข้อมูลมาให้เราตรวจสอบสถานะให้ได้ เราจะบอกตรง ๆ ว่าค้างอะไร ประเมินค่าปรับคร่าว ๆ ให้เห็นภาพ แล้วค่อยวางแผนแก้ทีละขั้น
บทความนี้อธิบายภาพรวมเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น กำหนดเวลาและอัตราที่แท้จริงอาจเปลี่ยนแปลงตามประกาศของหน่วยงาน และแต่ละกิจการมีเงื่อนไขต่างกัน ควรตรวจสอบกับผู้ทำบัญชีของท่านก่อนนำไปปฏิบัติ